Die Etikette beim Schreiben von E-Mails

Der Knigge kommt wieder in Mode und vielerorts bemüht man sich um mehr Etikette und besseres Benehmen. Da liegt es nahe, auch im E-Mail-Verkehr etwas mehr Sorgfalt zu üben. Der Inhalt sollte angemessen, überlegt und höflich formuliert sein. Darüber hinaus sollte man dem Leser zutrauen, dass er selbst den Informationsgehalt einer Nachricht richtig beurteilen kann.

E-Mails mit Priorität

Als Verfasser einer E-Mail verliert man gern einmal das Interessengefälle zwischen Schreiber und Leser aus dem Auge. Das, was für mich gerade wichtig ist, muss nicht zwangläufig dieselbe Priorität für den Angeschriebenen haben. E-Mail-Programme bieten die Möglichkeit, Nachrichten mit einer Prioritätsstufe zu versehen. Das Prioritätenfähnchen sollte jedoch nur dann gesetzt werden, wenn die Information für den Leser, nicht aber für den Schreiber, wichtig ist. Alles andere wäre ein unhöflicher Versuch, sich im Posteingangsfach des Angeschriebenen vorzudrängeln.

Soll der E-Mail-Empfänger über einen Lottogewinn informiert werden, der noch am selben Tag persönlich abgeholt werden muss, bevor er verfällt, hat das sicher allerhöchste Priorität für ihn - die Bitte um einen Gefallen oder eine Dienstleistung meist nicht. E-Mail-Nachrichten sollten nur in Ausnahmefällen eine Prioritätsstufe erhalten. Ansonsten gebietet die Höflichkeit, es dem Empfänger zu überlassen, anhand von Absenderadresse und Betreffzeile zu entscheiden, was gerade für ihn interessant ist. Man kann einer Nachricht übrigens auch eine niedrige oder sehr niedrige Priorität verleihen, wovon erfahrungsgemäß jedoch nie Gebrauch gemacht wird.

E-Mails mit Empfangsbestätigung

Eine E-Mail kann, gleich einem Einschreiben, mit dem Wunsch nach einer Empfangsbestätigung verschickt werden. Da diese Option, im Gegensatz zum echten Einschreiben, im elektronischen Schriftverkehr nichts kostet, ist die Versuchung groß, sie auch zu nutzen. Wird eine Mail mit Empfangsbestätigung geöffnet, poppt zunächst ein Menü auf, das den Leser aus seinem gewohnten Arbeitsfluss reißt. Es wird ihm aufgenötigt, sich Gedanken darüber zu machen, ob die Nachricht es überhaupt wert ist, ihren Empfang zu bestätigen. Viele Spam-Mails arbeiten nämlich mit dieser Option, da durch eine Bestätigung das angeschriebene Mail-Postfach nicht nur als existent verifiziert wird, sondern der Absender darüber hinaus als vertrauenswürdig eingestuft wurde und weitere E-Mails nicht mehr im Spam-Ordner landen.

War die ursprüngliche Nachricht wichtig für den Empfänger, wird sie sicher mit einer Antwort belohnt. War sie an ein nicht existierendes Postfach gerichtet, folgt eine Systemantwort, dass sie nicht zugestellt werden konnte. Ist sie im Spam-Ordner des Empfängers gelandet und daher ungelesen geblieben, hat das meist auch einen triftigen Grund.

Ausrufezeichen, Unterstreichungen und Fettschrift

Als eine Respektlosigkeit erweist es sich zuweilen, wenn Textpassagen einer E-Mail exzessiv mit Ausrufezeichen, Unterstreichungen oder Fettschrift markiert werden. Mit solchen Hervorhebungen wird dem Leser prinzipiell die Intelligenz abgesprochen, den Informationsgehalt einer Nachricht selbst zu bewerten. Besser wäre hier ein sauber gegliederter Text mit klar strukturierten Sätzen.