Brief an einen Geschäftspartner

Ein Geschäftsbrief, mit dem sich Privatpersonen an Firmen oder Behörden wenden, sollte höflich aber bestimmt formuliert sein und genormten Mustern folgen, um dem Geschäftspartner die Seriosität des Anliegens zu dokumentieren und die Bearbeitung zu erleichtern. Eine genormte Briefstruktur hilft dem Empfänger, sich zu orientieren und den Inhalt des Schreibens auf den ersten Blick zuzuordnen.

Die Struktur eines Briefes wird im Wesentlichen in der DIN 5008 festgelegt. Sie bietet Anleitungen für verschiedene Möglichkeiten der Platzierung der einzelnen Briefelemente. Ein Geschäftsbrief kann in seiner einfachsten Struktur folgendem Muster folgen.

Briefbogen formatieren

Die Abstände des Textes vom Blattrand, also die Seitenränder, sind ebenfalls in der DIN 5008 wie folgt normiert:

• 2,5 cm linker Seitenrand
• 2,0 cm rechter Seitenrand
• 4,5 cm Seitenrand oben
• 2,5 cm Seitenrand unten

Der Briefkopf

In die erste Zeile wird rechtsbündig das Datum geschrieben. In der Zeile darunter linksbündig die Anschrift des Absenders und Kontaktmöglichkeiten. Ab der 9. Zeile beginnt das Feld für die Anschrift. Hier folgen nach drei Leerzeilen, die für Zustellhinweise reserviert sind, die Anschrift des Empfängers, bei einer Firma gegebenenfalls mit Ansprechpartner direkt unter dem Firmennamen, gefolgt von Postleitzahl und Ort sowie Straße und Hausnummer. In Zeile 20 folgt der Betreff. Dieser wird in Fettschrift geschrieben.

Der Brieftext

Der Brieftext beginnt mit der Anrede, die zwei Zeilen unter die Betreffzeile geschrieben wird. Dann folgt der eigentliche Inhalt des Briefs, wobei gilt: "Fasse dich kurz!" trifft sowohl auf E-Mail- als auch auf Brieftexte zu. Jeder Verfasser eines Textes, ganz gleich ob Brief oder Zeitungsartikel, steht dem Leser gegenüber in einer Bringschuld. Die Arbeit, die man sich beim Schreiben erspart, bürdet man dem Leser auf - ein Umstand, den viele Schreiber allzu leicht übersehen. Je mehr Mühe man in den Text investiert, desto leichter macht man es dem Leser und umso weniger Missverständnisse tauchen bei der Kommunikation auf.

Klare Struktur

Für den Text gelten die Eckpunkte "klar strukturiert", "einfach und treffend formuliert" und "höflich". Ein Brieftext sollte klar strukturiert sein, wobei jeder Gedanke beziehungsweise Sinnzusammenhang in einem eigenen Absatz steht, der durch eine Leerzeile vom nachfolgenden Absatz getrennt ist. Die Schrift sollte von ihrer Größe und der Schriftart her gut lesbar sein: Nicht jeder Empfänger freut sich über einen geschnörkelten Buchstabensalat in Sütterlin. Im ersten Absatz sollte das Anliegen kurz und knapp umrissen werden, damit der Empfänger sich auf die folgenden Ausführungen einstellen kann.

Treffend formuliert

Die Sätze sollten nicht zu lang und die Wörter so einfach wie möglich gewählt sein. Fremdwörter sollten weitestgehend vermieden werden. Erst wenn man sich auf Bekanntes bezogen hat, sollte man Unbekanntes einführen. In der Sprachwissenschaft nennt man das "progressive Textdynamik", was bedeutet, dass neue Informationen vor dem Hintergrund bekannter Informationen besser verstanden werden können. Der Text gerät so in einen sehr leicht zu folgenden Fluss (Es war einmal ein König. Der König hatte eine Tochter. Die Tochter wollte einen Prinzen heiraten. ...). Umständliche Formulierungen sollten vermieden werden ("Informieren Sie mich bitte, ob mein Antrag angenommen wurde." statt "Um Information bezüglich des Status des Antrags wird gebeten.").

Höflich zum Erfolg

Höflichkeit ist der Schlüssel zum Erfolg. Wer in einem Brief gleich lospoltert und seinem Ärger ohne den Filter der Etikette Luft macht, baut ein negatives Kommunikationsklima auf, womit niemandem geholfen ist. Fehler passieren auf allen Seiten und taucht ein Problem auf, analysiert man es am besten sachlich, um es aus der Welt zu schaffen. In der Regel kommt man eher zu seinem Recht, wenn man darum bittet, statt es lauthals einzufordern.

Der Fuß des Briefes

Durch eine Leerzeile vom Haupttext abgetrennt, folgt der Fuß des Briefes mit der Grußformel ("Mit freundlichen Grüßen", "Mit herzlichen Grüßen" oder etwas formeller "Hochachtungsvoll"), der Unterschrift und gegebenenfalls Hinweisen zu Anlagen.

12.10.2015

Klaus Bremer
Lilienweg 17
45678 Klaustal
Tel. 0234 56789
E-Mail: k.bremer@provider.de





Sanitär Brinkmeier
Herrn Heuer
Aueweg 123
45678 Klaustal






Reklamation der Installationsarbeiten vom 10.10. 2015


Sehr geehrter Herr Heuer,

vielen Dank, dass Sie mir so schnell einen Termin für die Reparatur meiner tropfenden Dusche einberaumen konnten. Allerdings haben Ihre Monteure bei den Arbeiten eine Fliese beschädigt. Sie werden Ihnen sicher davon berichtet haben.

Nun liegt die Fliese an einer Stelle, die häufig mit Wasser in Berührung kommt und ich befürchte, dass dadurch weitere Fliesen beziehungsweise das dahinter ligende Mauerwerk in Mitleidenschaft gezogen werden.

Ich bitte Sie, mir möglichst rasch einen Monteur zu schicken, der die defekte Fliese austauscht und ordnungsgemäß wieder versiegelt. Eine Ersatzfliese habe ich bereits besorgt.

Rufen Sie mich doch bitte wegen eines Termins zurück oder geben Sie mir per E-Mail Bescheid.

Vielen Dank im Voraus.
Mit freundlichen Grüßen